La chiusura dei conti di fine anno è un momento cruciale per le imprese e per i loro consulenti del lavoro. È il periodo in cui occorre tirare le somme sull’andamento dell’attività, per capire se sia in positivo o in negativo e decidere quali strategie attuare per favorire la crescita.
Il recente periodo di crisi economica ha portato alla luce un problema comune a molte aziende. Spesso le aziende non riescono a gestire i costi del lavoro in maniera previdente e costruttiva; perciò, tendono a fallire per incapacità di bilanciare le spese pur riuscendo a generare un buon volume di ricavi. Ovvero, le aziende che apparentemente sono produttive e ben posizionate sul mercato, tendono ad andare in perdita per incapacità di gestire le spese da sostenere per lo svolgimento delle attività connesse al lavoro.
Come si risolve questa situazione?
La risposta sta nell’organizzare un sistema di controllo di gestione del costo lavoro. Il controllo di gestione è lo strumento che aiuta l’imprenditore a capire come spendere il salvadanaio dell’impresa senza andare in perdita e risparmiare.
In questo articolo vedremo come fare per implementare un sistema di controllo di gestione che sia efficace e porti le aziende a raggiungere gli obiettivi di mercato. Ci concentreremo poi sulla gestione del costo del lavoro, una delle spese più rilevanti per le aziende, e cercheremo di capire come possiamo ottimizzare i costi per migliorare i risultati senza compromettere il budget.
Cos’è il controllo di gestione
Il controllo di gestione è un sistema di autoregolazione aziendale che ha lo scopo di guidare l’azienda verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Consiste in un sistema di pianificazione, programmazione e monitoraggio all’interno dell’azienda. È un meccanismo operativo che permette all’azienda di monitorare la propria attività e valutare se sta realizzando i suoi obiettivi.
Attraverso l’analisi delle risorse economiche e dei fattori produttivi, il controllo di gestione permette di individuare il ruolo di ogni reparto aziendale. Stabilisce quali siano i più performanti e, allo stesso tempo, evidenzia le aree meno efficienti in termini di investimento e risultato. In definitiva, permette di dirigere le risorse verso le attività più efficienti nel raggiungere gli obiettivi prefissati e di migliorare quelle carenti.
Lo scopo del controllo di gestione è di supportare l’azienda nella sua crescita. È uno strumento strategico per le imprese di qualsiasi settore e dimensione, dalle più grandi e strutturate alle più piccole e giovani.
Il controllo di gestione ancora non è una prassi per tutte le imprese, soprattutto tra le PMI e le microimprese fatica a diventare una regola. Eppure, è uno strumento essenziale per pianificare uno sviluppo economico sano e duraturo.
Perché il controllo di gestione è così importante per le aziende?
Il mercato oggi è un panorama dinamico e in continua evoluzione, e perciò le aziende necessitano di saper analizzare e gestire una quantità di informazioni sempre più vasta.
Fino a pochi decenni fa la situazione era diversa. Quando l’economia era più stabile le aziende, per avere successo, potevano imparare un modello di sviluppo per poi seguire la strada conosciuta. Oggi non è più pensabile limitarsi a ripetere uno schema che in passato si sia rivelato vincente: la continua evoluzione del mercato e della società impone di trasformarsi, rinnovarsi e adattare la forma al nuovo ambiente.
La velocità delle dinamiche di mercato e dei prezzi richiede di elaborare una quantità di informazioni sempre più vasta. Per stare al passo è indispensabile dotare le imprese di un sistema di controllo di gestione, che offre dei vantaggi considerevoli.
I vantaggi del controllo di gestione
- Ottimizzare le risorse economiche aziendali.
Sulla base dell’analisi di bilancio è possibile valutare le risorse effettivamente disponibili per l’azienda e di conseguenza definire il budget adeguato alla realizzazione degli obiettivi a livello di mercato. Ogni anno verranno fatte delle previsioni in base ai dati già presenti per utilizzare efficacemente le risorse e ricalibrarle in base agli obiettivi da raggiungere. - Valutare l’andamento aziendale e pianificare obiettivi concreti.
Il controllo di gestione prevede delle verifiche regolari, in genere trimestrali, per valutare quali risultati concreti siano stati raggiunti e quali siano invece troppo ambiziosi per il budget messo a disposizione. L’azienda può analizzare l’efficacia delle proprie azioni e rivedere i suoi obiettivi sulla base delle risorse disponibili. Scopo della valutazione è di migliorare le strategie di marketing e vendita per incrementare i guadagni. - Evidenziare il ruolo di ogni unità produttiva.
L’analisi dei costi riguarda tutte le attività aziendali che impiegano delle risorse economiche, consente di individuare tutte le voci di costo e la loro incidenza sul budget. Con il controllo di gestione l’imprenditore può avere una panoramica completa su ogni unità produttiva dell’azienda. Può identificare i reparti più efficienti e premiarli con premi produzione, riorganizzare quelli meno performanti per incrementare il rendimento aziendale.
Come implementare il controllo di gestione in azienda
Per tutte le aziende è possibile adottare un sistema di controllo di gestione e ottenere indubbi vantaggi.
Le imprese che si interfacciano per la prima volta con questo meccanismo, possono scegliere di rivolgersi ad un consulente esterno specializzato, oppure di assumere o formare una risorsa interna.
La figura che si occupa del controllo di gestione è il cost controller, il suo compito è di inserirsi nell’area che si occupa di amministrazione e finanza per sostenere tutti i ruoli come consulente decisionale e metodologico senza sostituirsi ad essi.
Cosa fa il controller?
La figura del Controller, o Responsabile del Controllo di Gestione, ricopre un ruolo chiave all’interno delle imprese. Il controller è colui che si occupa di monitorare l’impiego delle risorse e il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
È un esperto contabile che stabilisce degli obiettivi da raggiungere e individua la strada da seguire per realizzarli. Analizza l’attività aziendale nel suo complesso per identificare i punti deboli e quelli più performanti, indicando come migliorare ogni aspetto dell’azienda.
Il suo compito è quello di dotare l’azienda degli strumenti adeguati all’analisi del bilancio e alla verifica dei passaggi operativi. Deve predisporre gli strumenti più avanzati e focalizzati sulle esigenze dell’azienda per analizzare e controllare i dati, affiancare il management aziendale nell’interpretare i dati e stabilire le strategie per raggiungere gli obiettivi. Si occupa infine della verifica dei risultati, con cadenza regolare (ogni mese o trimestre), utile per capire se ci si sta muovendo nella giusta direzione oppure se occorre cambiare strategia.
Purtroppo, quella del controller è una figura ancora poco valorizzata nel contesto dell’imprenditoria italiana. Sono poche le aziende che scelgono di applicare un sistema di controllo dei costi, perché richiede tempo e considerevoli risorse economiche, oltre alla necessità di riorganizzare l’azienda in una realtà strutturata. Eppure, questo passo in avanti permetterebbe alle aziende di ripagare i costi sostenuti in breve tempo e di adottare le giuste strategie per una rapida crescita.
Quali sono le fasi del controllo di gestione?
Il controllo di gestione è un’attività ciclica, suddivisa in momenti ben definiti che si implicano a vicenda. Si può riassumere in quattro fasi:
- Pianificazione
È il momento in cui i dati storici aziendali vengono confrontati con idee e progetti, per definire degli obiettivi concreti da raggiungere a breve, medio e lungo termine. Questa fase è fondamentale per elaborare una strategia aziendale di ampio respiro, sulla base di dati certi e non solo dell’ispirazione e dell’intuito imprenditoriale. - Esecuzione
È la fase più pratica del controllo di gestione. Si dispongono gli strumenti e le risorse aziendali necessari per avviare i processi di lavoro, e si stabiliscono le tempistiche per raggiungere gli obiettivi. - Reporting
È la fase di controllo. Si verifica il funzionamento della strategia e si valutano gli obiettivi raggiunti. - Valutazione
In ultimo, si svolge la revisione delle strategie e delle risorse messe a disposizione. Si individuano strategie più efficaci, si correggono quelle meno performanti e si ridefiniscono gli obiettivi. L’analisi dei dati concreti porta a risultati migliori.
Ottimizzare il costo del lavoro con il Controllo di Gestione
Introdurre un sistema di controllo di gestione permette alle aziende di semplificare e migliorare la gestione di tutte le spese, compreso il costo del lavoro, una delle spese che incidono maggiormente sui ricavi dell’impresa.
Per capire se la tua attività ha trovato il giusto equilibrio le entrate (portate dai ricavi) e le uscite (spese per il personale, gli strumenti e i servizi) ti consigliamo di leggere il nostro recente articolo “Quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato”.
Ma ora facciamo un passo in avanti e, dopo aver capito perché il controllo di gestione sia così importante per l’analisi dei costi, vediamo in che modo questo sistema ci aiuta a ottimizzare e ridurre i costi del lavoro.
Il costo del lavoro
Il costo del lavoro è articolato e complesso, perché è composto da diverse voci il cui importo è definito da specifiche regole di calcolo. Nel costo del personale rientrano le spese dirette (retribuzione ordinaria, straordinari, TFR, premi di produzione) e le spese indirette (contributi previdenziali, assicurazione INAIL, accantonamento ai fondi, assistenza sanitaria, contabilizzazione dei pagamenti).
Per approfondire i costi legati al lavoro, ti consigliamo di leggere l’articolo “Costo del lavoro: come ottimizzare il costo del personale” nel quale spieghiamo in modo approfondito tutte le tipologie di costi che un’azienda deve sostenere.
Data la moltitudine delle spese legate al lavoro, risulta chiara la difficoltà di gestire i costi del lavoro. Occorre raccogliere dati precisi da ogni reparto dell’azienda (HR, contabilità, finanza, risorse industriali…) e relazionarsi con diversi enti (INPS, INAIL, sistema tributario, sindacati). Infine, analizzare tutti i dati mettendoli in relazione agli obiettivi aziendali.
Il controllo di gestione del costo lavoro
Il costo del lavoro è sempre stato per le aziende uno dei maggiori componenti nella spesa. Nei momenti di crisi è la prima voce di costo ad essere aggredita, con il rischio di tagliare troppo sulle risorse e privarsi delle competenze necessarie a sviluppare la competitività dell’azienda.
Un sistema di controllo di gestione del costo lavoro è lo strumento fondamentale per affrontare il problema senza rinunciare formazione e alla professionalità dei dipendenti.
Si tratta di riorganizzare le risorse in base alle necessità aziendali, non di tagliare sui costi. Al momento di stabilire il budget da dedicare al personale, l’azienda deve per prima cosa effettuare una analisi di tutti gli elementi che incidono sul costo del lavoro, poi stabilirne l’importanza e la priorità in rapporto alle esigenze dell’impresa, alle strategie aziendali e agli obiettivi prefissati.
Il controllo di gestione del costo del lavoro è un’area molto ampia che deve occuparsi di raccogliere dati dai diversi settori, interpretarli e aggregarli. Le funzioni aziendali coinvolte sono molteplici e spesso hanno finalità differenti; perciò, il controllo di gestione può indicare obiettivi di miglioramento strutturale anche molto significativi.
Con miglioramento strutturale intendiamo che si possono attuare delle modifiche permanenti all’organizzazione aziendale, che riguardano gli strumenti utilizzati e le risorse impiegate. Questi aggiustamenti porteranno a migliorare i processi di lavoro, la qualità dei prodotti, il livello di servizio, e a risparmiare sui costi eliminando gli sprechi.
Conclusioni
Il controllo di gestione è uno strumento fondamentale per le aziende di qualsiasi settore e dimensione.
È necessario monitorare l’impiego del budget in modo preciso per individuare tutte le voci di costo e la misura in cui incidono sull’azienda. A tal fine è indispensabile affidarsi a dei validi strumenti per l’analisi e la gestione dei costi, che permettano anche di realizzare delle simulazioni future.
Il controllo di gestione in azienda permette all’imprenditore di aumentare la capacità di controllo sulle spese e di capire dove agire per limitare gli sprechi. L’analisi delle attività dell’azienda e dei risultati in base agli obiettivi pianificati, guida tutte le persone coinvolte nel lavoro ad aggiustare il loro comportamento verso la realizzazione degli obiettivi dell’impresa.
È quindi evidente l’importanza di attuare le corrette pratiche per il controllo di gestione.
Scritto da Anpit Piemonte
Aggiornato il 31 Dicembre 2021
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