Quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato

25 Settembre 2021

Vediamo quali sono le spese che deve affrontare un’impresa e proviamo a capire quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato.

Per far crescere un’azienda è indispensabile una corretta gestione dei costi, a partire da quello per il personale dipendente. Sono i lavoratori, con le loro competenze e il loro impegno, a permettere ad un’azienda di crescere e di raggiungere i propri obiettivi.

È essenziale investire una parte del fatturato nel personale necessario a portare avanti tutte le attività lavorative. Ma qual è il giusto rapporto tra fatturato e costo del personale?

Il costo del personale è una delle spese che preoccupano di più i datori di lavoro. In questo articolo proviamo a capire quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato e spieghiamo come analizzare i dati relativi all’andamento e alla gestione di un’attività.

Il costo del personale non deve essere visto come una spesa, ma come un investimento. Se adottiamo questa visione possiamo capire quanto sia importante ogni lavoratore, non solo per la mansione che svolge ma anche per il ruolo che ricopre nel contesto sociale dell’azienda. L’impresa è una comunità in cui ogni persona ha il proprio compito e lavora per raggiungere obiettivi comuni. Da questa prospettiva possiamo capire l’importanza della formazione continua dei lavoratori, e vediamo chiaramente come la spesa per il personale sia in realtà un investimento nel futuro dell’azienda.

È importante saper leggere l’andamento generale di un’impresa per poter valutare se si sta seguendo la strada giusta e, in caso di necessità, intervenire tempestivamente dove serve per equilibrare le spese e restare nei margini di guadagno.

Per prima cosa proviamo a capire quali sono i costi che deve affrontare un’impresa, poi vedremo come calcolare il costo di ogni dipendente e del personale nel complesso, infine scopriremo in che misura questa spesa deve incidere sul fatturato perché l’attività sia redditizia e non vada in perdita.

Due persone alla scrivania valutano l'analisi del fatturato aziendale

Cos’è il fatturato

Il fatturato è la somma di tutte le entrate provenienti dalle vendite, dai servizi e dagli altri ricavi e proventi ordinari di un’azienda. Di solito si calcola su base annuale (ad esempio, dal 1° gennaio al 31 dicembre 2021).

Per calcolare il fatturato è sufficiente sommare tutte le fatture emesse durante l’anno, o più semplicemente verificare la cifra riportata sulla dichiarazione annuale IVA.

Dobbiamo tenere presente che il fatturato si distingue dai ricavi di un’attività, perché il fatturato considera solo le fatture emesse nell’anno di riferimento, mentre i ricavi si riferiscono ai soldi guadagnati dall’azienda vendendo beni e servizi.

In poche parole, il fatturato è il reddito che un’impresa genera attraverso gli investimenti di beni e servizi, i ricavi sono il valore complessivo prodotto dalla vendita di beni e servizi.

Entrambi gli indici sono molto importanti per la sopravvivenza di un’impresa. L’analisi del fatturato serve a determinare quanto l’azienda può investire nelle varie voci di spesa; il monitoraggio dei ricavi serve a stabilire se i guadagni sono in crescita e se esiste una possibilità di miglioramento.

È fondamentale registrare correttamente l’andamento aziendale per avere sempre sotto controllo i ricavi e i costi dell’attività e poter pianificare una corretta gestione economica e finanziaria.

Donna con calcolatrice valuta i costi aziendali

Cosa incide sul fatturato?

Qualsiasi tipo di azienda deve sostenere una serie di spese, che si dividono in costi fissi e costi variabili.

I costi fissi sono quelli che l’azienda deve sostenere sempre, a prescindere dall’andamento delle vendite.

Quando i costi fissi di un’azienda sono molto alti, determinano la difficoltà di adattarsi all’evoluzione del mercato e richiedono vendite sempre maggiori solo per riuscire a pareggiare le spese.

Le voci di costo fisso in generale comprendono:

Ammortamenti materiali e immateriali: gli investimenti aziendali fatti negli anni e che perdono valore nel tempo, ma determinano la possibilità di pianificare futuri investimenti;
Tasse fisse, autorizzazioni, certificazioni;
Spese generali e amministrative: affitto locali, acquisto attrezzatura, spese per luce e gas, costo dei consulenti, assicurazione, manutenzione, etc.;
Costo del personale: tutti i dipendenti impiegati nell’attività produttiva e nelle aree non direttamente connesse al processo produttivo (amministrazione, progettazione, marketing, etc.).

I costi variabili sono direttamente connessi al prodotto e rappresentano i costi della fornitura e dei servizi acquisiti esclusivamente per la realizzazione del prodotto o servizio offerto.

Grafico riporta l'andamento dei costi fissi e costi variabili dell'impresa

Quanto incidono i costi sul fatturato?

Ogni tipo di attività deve affrontare delle spese diverse in base al proprio settore.

Le aziende che offrono servizi nel turismo e nella ristorazione, ad esempio, hanno la necessità di investire una grande fetta del budget nel personale dipendente, perché basano la loro sopravvivenza sulle capacità umane dei propri collaboratori. Le aziende che si occupano di produzione industriale, al contrario, dovranno riservare una fetta maggiore delle risorse all’acquisto di materie prime e macchinari per la lavorazione.

Ogni settore è a sé, ma tutti sono accomunati da una cosa: la necessità di valutare quale percentuale del fatturato investire in ogni categoria di spesa, per bilanciare entrate e uscite e utilizzare le risorse in modo proficuo.

Qui sotto vediamo un esempio di ripartizione dei costi per ogni tipo di spesa in un ristorante.

Grafico a torta che illustra la ripartizione delle spese di un ristorante. Fonte: lanuovaristorazione.it

Vediamo ora quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato.

Come si calcola il costo del personale?

Abbiamo parlato in modo approfondito del costo di un dipendente nell’articolo: “Quanto costa di contributi un dipendente”; ora ci limitiamo a sintetizzare le voci che compongono questa spesa per poi concentrarci su quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato.

Il costo del personale è dato dalla somma delle spese sostenute dal datore di lavoro per la retribuzione dei dipendenti e per tutti i costi connessi alla gestione del lavoro.

Molto spesso il costo del personale dipendente è la voce di spesa più rilevante per un’attività; quindi, è fondamentale conoscere con precisione quanto costa ogni risorsa e quanto effettivamente il costo incida sul fatturato.

Il costo del personale comprende:

RAL, o retribuzione annua lorda del dipendente
Contributi previdenziali e assistenziali a carico del datore di lavoro
TFR, il trattamento di fine rapporto
Altri costi connessi a servizi e prestazioni per il personale

Rientrano nei costi del personale anche tutte le spese connesse alla gestione e allo svolgimento del lavoro:

Spese per la gestione amministrativa e fiscale delle HR (colloqui di assunzione, buste paga, consulenza legale, ecc.)
Spese per strumenti e attrezzature specifiche di lavoro
Costi dei corsi di formazione e aggiornamento
Rimborsi per trasferte
Benefit erogati dall’azienda

Vuoi approfondire questo argomento? Leggi l’articolo:

Protetto: Quanto costa di contributi un dipendente

Calcolo costo annuo dipendente

Per capire il costo di ogni dipendente bisogna partire dalla retribuzione annuale lorda (RAL) e moltiplicarla per 13 mensilità (o 14, se il contratto prevede la quattordicesima). Ad esempio, se lo stipendio lordo è 1.500 €, dovremo calcolare:

1.500 € x 13 = 19.500 €

A questo, aggiungiamo i contributi previdenziali e assistenziali (circa il 31%):

19.500 € x 31% = 6.045 €

Infine, aggiungiamo il TFR che corrisponde alla retribuzione annuale lorda diviso 13,5:

19.500 € / 13,5 = 1.444 €

Sommando tutte le voci, otteniamo il costo totale annuo del dipendente:

19.500 + 6.045 + 1.444 = 26.989 €

Dobbiamo eseguire questo calcolo per ogni dipendente dell’azienda e sommare tutti i risultati, per ottenere il costo totale di tutti i dipendenti.

Riunione in ufficio sulle spese che incidono sul fatturato

Quale deve essere il fatturato per dipendente?

Dobbiamo introdurre un indice importante: i ricavi per addetto (RPA). Si ottiene dal totale dei ricavi di un’azienda diviso il numero dei dipendenti impiegati a tempo pieno.

ESEMPIO:

L’azienda A ha 10 milioni di fatturato e 100 dipendenti. Il ricavo per addetto è pari a 100.000 €.
L’azienda B ha 10 milioni di fatturato e 200 dipendenti. Il ricavo per addetto è pari a 50.000 €.

A parità di fatturato, le due aziende hanno un indice RPA molto diverso ed è chiaro che ci sia qualcosa di differente nella gestione. L’azienda A sta usando le sue risorse in modo più efficace dell’azienda B, e ottiene dei profitti maggiori. Potrebbe aver investito in strumenti e attrezzature all’avanguardia, o fornito ai suoi dipendenti dei corsi di formazione professionale avanzati; in qualche modo comunque sta utilizzando le sue risorse in modo più performante.

Quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato?

La regola generale dice che il costo dei dipendenti non dovrebbe superare il 30% del fatturato. Questo dato, naturalmente, varia a seconda del settore e del tipo di attività e in base ai prodotti e servizi che vende.

Ad esempio, nella ristorazione è normale che il costo del personale incida fino al 40% del fatturato; per i call center il costo si aggira sul 25%; per i negozi di abbigliamento aperti 7 giorni su 7 il costo medio per il personale raggiunge il 18%.

La cosa più importante da valutare è la gestione del personale: l’investimento nelle risorse umane porta ad un incremento nei guadagni? Se è così, i soldi sono ben spesi.

Se l’azienda non riesce a produrre ricchezza nonostante gli investimenti nel personale, allora deve fare dei cambiamenti che la portino ad utilizzare il proprio budget in modo proficuo. Ad esempio, può offrire dei corsi di formazione, oppure motivare maggiormente i dipendenti, o anche variare i turni e le mansioni in modo da coordinare il lavoro in modo più efficiente.

Riunione in ufficio, persone alla scrivania valutano grafici su quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato

Esempio:

Quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato ristorante?

Esistono dei valori standard per ogni settore merceologico che sono molto utili per fare un confronto e capire se la propria attività è sulla strada giusta oppure sta investendo le proprie risorse in modo sbilanciato. Anche se ogni attività è a sé e ha esigenze di spesa diverse, possiamo considerare questo schema come un modello generale da tenere come esempio.

Un ristorante di medio livello e con un buon profitto dovrebbe ripartire così le spese sul fatturato:

25% – 30% per le materie prime
35% – 40% per il personale
12% – 15% per le spese generali
15% – 20% per l’utile

Se il costo delle materie prime è troppo alto, può essere necessario rivedere il menù e variare alcuni ingredienti, ricalcolare i prezzi di vendita dei piatti, valutare quanta percentuale di cibo viene sprecata ogni giorno e cercare di limitarla.

Se la spesa per il personale è eccessiva, occorre ripianificare i turni e le mansioni di ogni dipendente in modo da ottimizzare le procedure di lavoro e coordinare il personale in modo più efficiente.

Conclusioni

In generale si può dire che il costo del personale non dovrebbe superare il 30% del fatturato, considerando anche la retribuzione del titolare dell’azienda e ogni somma erogata oltre al salario mensile (premi produzione, ecc.)

Naturalmente la regola generale non può essere applicata indistintamente ad ogni tipo di attività; ogni settore ha delle caratteristiche diverse e delle necessità a sé, per cui l’incidenza dei costi sul fatturato può variare.

Per intervenire sulla riduzione del costo del personale, può essere utile considerare l’introduzione di strumenti essenziali per l’ottimizzazione dei costi. Ne abbiamo parlato in due articoli, reperibili a questi link:

LEGGI QUI >> Costo del lavoro: come ottimizzare il costo del personale

LEGGI QUI >> Welfare aziendale: cos’è e perché conviene

Il fattore più importante da valutare è la capacità di crescita di un’azienda: se riesce ad incrementare i ricavi vuol dire che il sistema che utilizza funziona. Se i ricavi riescono solo a pareggiare le spese, o addirittura risultano in perdita, allora è necessario fare dei cambiamenti nella gestione per riuscire a ripartire il budget in modo proficuo.

Il costo del personale non va visto come una spesa, ma come un investimento. Questo cambiamento di visione avviene grazie alla formazione continua dei lavoratori, che vanno considerati non solo per la mansione che svolgono, ma nel ruolo che ciascuno ha nel contesto sociale dell’azienda. L’impresa è una comunità in cui ogni persona ha il proprio compito e lavora per raggiungere obiettivi comuni.

Se consideriamo la spesa per il personale in questa ottica, allora è più facile vedere il costo come un investimento.

Scritto da Anpit Piemonte

Aggiornato il 12 Ottobre 2021